Buchhaltung in Polen für ausländische Unternehmen

Die meisten ausländischen Unternehmen wählen zwischen zwei Möglichkeiten:

• Eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung nach polnischem Recht (spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, „sp. z o.o.“), vergleichbar mit der deutschen GmbH. Sie ist eine eigenständige polnische juristische Person, die Gesellschafter haften nicht für ihre Verbindlichkeiten, und das Mindeststammkapital beträgt 5.000 PLN.
• Eine Zweigniederlassung (oddział) Ihres ausländischen Unternehmens. Sie ist keine eigene juristische Person, wird aber in das Landesgerichtsregister (KRS) eingetragen und führt in Polen eigene Bücher. Zweigniederlassungen stehen Unternehmern aus der EU und dem EWR offen, anderen auf Grundlage der Gegenseitigkeit oder internationaler Abkommen.
• Eine Repräsentanz (przedstawicielstwo) darf nur für das ausländische Unternehmen werben und es bekannt machen. Eine Geschäftstätigkeit ist ihr nicht erlaubt.

Welche Form passt, hängt von Ihrem Geschäftsmodell, der Haftung, den Steuern und Ihren Personalplänen ab. Die Möglichkeiten besprechen wir mit Ihnen in der Beratung.

Das hängt von der Rechtsform ab, davon, ob Gründer und Geschäftsführer im Ausland leben, und davon, wie schnell die Unterlagen unterschrieben und bei Bedarf übersetzt werden können. Zeit und Kosten schätzen wir für Ihren konkreten Fall in der kostenlosen Beratung ein, bevor Sie sich zu etwas verpflichten.

Eine Gesellschaft mit Sitz oder Ort der Geschäftsleitung in Polen ist in Polen steuerlich ansässig und zahlt dort Körperschaftsteuer (CIT) auf ihr weltweites Einkommen. Der reguläre CIT-Satz beträgt 19 %, für kleine Steuerpflichtige kann ein ermäßigter Satz von 9 % gelten. Manche Gesellschaften können zudem die Pauschalbesteuerung des Gesellschaftseinkommens wählen, bekannt als estnische CIT.

Bei einer Zweigniederlassung besteuert Polen den Gewinn, der ihr zuzurechnen ist, und das Doppelbesteuerungsabkommen zwischen Polen und Ihrem Heimatland regelt, wie eine Doppelbesteuerung vermieden wird. Auch der Ort, von dem aus die Gesellschaft tatsächlich geleitet wird, spielt eine Rolle. Wir sehen uns Ihre Struktur an und bestätigen die steuerlichen Folgen in der Beratung.

In den meisten Fällen ja, wenn Sie in Polen steuerbare Waren oder Leistungen verkaufen. Die polnische Umsatzsteuer (VAT) wird beim Finanzamt (urząd skarbowy) registriert. Ausländische Unternehmen ohne feste Niederlassung in Polen registrieren sich bei einem zuständigen Finanzamt in Warschau. Für Umsätze mit Unternehmen in anderen EU-Staaten ist zusätzlich die Registrierung für innergemeinschaftliche Umsätze (VAT-UE) nötig, damit Ihre polnische Umsatzsteuernummer im EU-System VIES sichtbar ist.

Nach der Registrierung wird die Umsatzsteuer monatlich oder vierteljährlich in elektronischen JPK_V7-Dateien gemeldet. Der polnische Regelsteuersatz beträgt 23 %.

KSeF (Krajowy System e-Faktur) ist das nationale E-Rechnungssystem Polens. In den Jahren 2026 und 2027 wird es schrittweise für Rechnungen zwischen Unternehmen in Polen verpflichtend: Rechnungen werden in einem strukturierten Format ausgestellt und über die staatliche Plattform versendet.

Ob Sie Rechnungen in KSeF ausstellen müssen, hängt vor allem davon ab, ob Ihr Unternehmen eine feste Niederlassung in Polen hat. Wir prüfen das für Ihre Struktur, helfen Ihnen festzulegen, wer Rechnungen ausstellt und empfängt, und verbuchen die KSeF-Rechnungen.

ZUS (Zakład Ubezpieczeń Społecznych) ist die polnische Sozialversicherungsanstalt. Wenn Sie in Polen Personal beschäftigen, meldet sich die Gesellschaft als Beitragszahler an und zahlt jeden Monat Sozial- und Krankenversicherungsbeiträge sowie die von den Gehältern einbehaltenen Lohnsteuervorauszahlungen.

Ob für Geschäftsführer oder für in einem anderen EU-Staat versicherte Personen Beiträge anfallen, hängt von der Vertragsart und zum Beispiel von einer A1-Bescheinigung ab. Wir prüfen das im Einzelfall und übernehmen anschließend die Lohnabrechnung.

Eine in Polen registrierte Gesellschaft braucht eine Sitzadresse. Wenn Sie noch keine eigenen Räume haben, erhalten Sie mit unserem virtuellen Büro in Bytom eine Sitzadresse, und wir kümmern uns um Ihre eingehende Post. Die Bedingungen vereinbaren wir in der Beratung.

Für die laufende Buchhaltung müssen Sie nicht in Polen sein. Sie senden Belege elektronisch, haben jederzeit online Zugriff darauf, und wir melden uns telefonisch oder per E-Mail, wenn eine Entscheidung von Ihnen nötig ist. Vor jeder Frist wissen Sie, welche Steuern in welcher Höhe fällig sind.

Die Zusammenarbeit erfolgt auf Englisch oder Polnisch. Diese Website gibt es auf Deutsch, damit Sie sich einen ersten Überblick verschaffen können; die laufende Kommunikation führen wir auf Englisch oder Polnisch.

Nach polnischem Recht werden Bücher, Steuererklärungen und Jahresabschlüsse auf Polnisch und in Złoty geführt. Die offiziellen Dokumente erstellen wir daher auf Polnisch und erklären sie Ihnen auf Englisch.

Eine feste Preisliste für ausländische Unternehmen haben wir nicht. Das Angebot hängt von der Rechtsform, der Zahl der Belege, den Mitarbeitenden und dem Umsatzsteuerprofil ab. Wir erstellen es individuell nach einer kostenlosen Beratung.