Unterstützung im Steuer- und Wirtschaftsrecht

Der Schutz des geistigen Eigentums in einem Technologieunternehmen sollte Folgendes umfassen: (1) die Absicherung der Urheberrechte an Software durch passende Verträge mit Mitarbeitenden und freien Mitarbeitern, (2) die Eintragung von Marken für Produkt- und Dienstleistungsnamen, (3) in begründeten Fällen Patentschutz für technische Lösungen, (4) Geheimhaltungsvereinbarungen (NDA) mit Partnern und Kunden, (5) interne Verfahren zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen, (6) eine sorgfältige Verwaltung von Lizenzen, insbesondere beim Einsatz von Open-Source-Software.

Wichtig ist außerdem, die Strategie zum Schutz des geistigen Eigentums regelmäßig zu überprüfen und anzupassen, wenn das Unternehmen wächst und neue Produkte oder Leistungen einführt.

Für IT-Unternehmen sind vor allem diese Verträge entscheidend: (1) Arbeitsverträge und B2B-Verträge mit Entwicklern, die Urheberrechte und Vertraulichkeit regeln, (2) Service Level Agreements (SLA), die Umfang und Qualität der Leistungen festlegen, (3) Implementierungsverträge, die Umfang, Zeitplan und Abnahme eines Projekts genau bestimmen, (4) Lizenzverträge, die die Nutzung von Software regeln, (5) Wartungs- und Supportverträge, (6) Auftragsverarbeitungsverträge nach der DSGVO.

Beim Abschluss dieser Verträge sollten Sie besonders achten auf: eine genaue Beschreibung des Vertragsgegenstands, klare Definitionen, Haftung und Haftungsbeschränkungen, Verfahren für Änderungswünsche (Change Requests), Zahlungsbedingungen, Rechte des geistigen Eigentums, Vertraulichkeit sowie Abnahme- und Reklamationsverfahren.

Technologieunternehmen stehen bei der DSGVO vor einer Reihe von Herausforderungen: (1) die richtige Einordnung als Verantwortlicher oder Auftragsverarbeiter, die bei Cloud-Diensten oder SaaS-Anwendungen komplex sein kann, (2) angemessene Sicherheitsmaßnahmen, darunter Pseudonymisierung und Verschlüsselung von Daten, (3) die Umsetzung von Privacy by Design und Privacy by Default bei neuen Produkten, (4) die Steuerung von Datenübermittlungen außerhalb des EWR, insbesondere nach dem Schrems-II-Urteil, (5) das Führen von Verzeichnissen der Verarbeitungstätigkeiten und die Dokumentation der Einhaltung, (6) die korrekte Information der Nutzer über die Datenverarbeitung in Anwendungen und Websites, (7) die Verwaltung von Einwilligungen, insbesondere bei Cookies und ähnlichen Technologien.

Wichtig ist, die DSGVO nicht nur als Pflicht zu sehen, sondern auch als Mittel, das Vertrauen der Nutzer zu gewinnen.

Die Rechte am Code sichern Sie in Verträgen mit Entwicklern durch: (1) eine eindeutige Übertragung der vermögensrechtlichen Urheberrechte auf das Unternehmen oder eine sehr weite Lizenz, die alle Nutzungsarten abdeckt, (2) eine genaue Festlegung des Umfangs der übertragenen Rechte, einschließlich des Rechts, den Code zu ändern und abgeleitete Werke zu schaffen, (3) die Verpflichtung des Entwicklers, seine Urheberpersönlichkeitsrechte nicht auszuüben, (4) Regelungen zum Quellcode und zum Zugang dazu, (5) eine Verpflichtung zur Vertraulichkeit, (6) bei B2B-Verträgen Wettbewerbsklauseln und ein Verbot, konkurrierende Software zu entwickeln.

Wichtig ist außerdem, dass der Vertrag die Besonderheiten des polnischen Urheberrechts für Computerprogramme berücksichtigt und mit dem nationalen Recht übereinstimmt. Bei internationaler Zusammenarbeit sollten Sie auf die Übereinstimmung mit dem für den Vertrag geltenden Recht achten.

Die häufigsten steuerlichen Fehler von IT-Unternehmen sind: (1) eine falsche umsatzsteuerliche Behandlung elektronischer Dienstleistungen, vor allem beim Verkauf ins Ausland, (2) Fehler bei der Einordnung von Ausgaben als F&E-Kosten für die Steuervergünstigung, (3) eine fehlerhafte Dokumentation für die IP Box, durch die der begünstigte Steuersatz von 5% nicht angewendet werden kann, (4) eine falsche Abrechnung von B2B-Verträgen mit Entwicklern, insbesondere wenn sie als verdeckte Beschäftigung eingestuft werden könnten, (5) fehlende Verrechnungspreisdokumentation für konzerninterne Geschäfte, (6) eine falsche Abrechnung typischer Zusatzleistungen der IT-Branche (zum Beispiel Aktienoptionen und Benefits).

Um diese Fehler zu vermeiden, ist eine enge Zusammenarbeit zwischen Rechtsabteilung und Buchhaltung entscheidend, ebenso wie regelmäßige steuerliche Überprüfungen, vor allem in Bereichen mit hohem Risiko.

Die Vorbereitung auf eine Betriebsprüfung sollte in einem IT-Unternehmen Folgendes umfassen: (1) eine interne steuerliche Überprüfung, vor allem in Bereichen mit hohem Risiko (Umsatzsteuer, CIT, F&E-Förderung, IP Box), (2) das Ordnen und Vervollständigen der Steuerunterlagen, darunter Rechnungen, Verträge und Verrechnungspreisdokumentation, (3) eine Überprüfung der angewandten Auslegung von Vorschriften und der steuerlichen Praxis, (4) die Prüfung der Unterlagen zu Steuervergünstigungen (F&E-Förderung, IP Box), (5) die Vorbereitung des Teams auf den Kontakt mit den Prüfern, einschließlich der Benennung und Schulung der zuständigen Personen, (6) eine Strategie für die Dauer der Prüfung, einschließlich der Verfahren für den Zugang zu Unterlagen und Informationen.

Es lohnt sich außerdem, vor und während der Prüfung fachliche Unterstützung im polnischen Steuerrecht in Anspruch zu nehmen, die bei Erläuterungen und Argumenten hilft, falls die Prüfer Einwände erheben.